Mis en application le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a pour principale mission d’encadrer le traitement et la circulation des données personnelles en Europe. En raison de son importance, il est fait obligation à toutes les entreprises traitant de ce type de données de s’y conformer. Le but est de parvenir à un niveau de protection optimal en raison des risques d’insécurité de plus en plus élevés. Pour que cette mise en conformité au RGPD soit efficace, différentes étapes importantes sont à suivre. Découvrez dans cet article les étapes de la mise en conformité au RGPD.
Désignation d’un délégué chargé de la protection des données
La première étape pour une bonne mise en conformité RGPD est de désigner obligatoirement un pilote, c’est-à-dire un chef de projet qui coordonnera l’ensemble du processus. Celui-ci est nommé le DPO (Délégué à la Protection des données) et a pour mission d’assurer la mise en conformité parfaite au règlement. Pour y arriver, il collabore étroitement avec les managers de la structure, mais aussi avec les collaborateurs. Il se charge d’informer les responsables, d’examiner le respect du RGPD, de conseiller l’ensemble de la structure.
Recensement des traitements de données de l’entreprise
À la suite de la désignation du DPO, l’entreprise doit procéder à la cartographie des différents traitements de données au sein de l’entreprise en s’aidant d’un registre des traitements. Le but est d’identifier clairement les différents acteurs responsables du traitement des données et d’effectuer la protection selon les besoins de ceux-ci. De plus, cette cartographie des traitements de données permet d’exposer leur provenance et leur utilisation, ce qui est très utile pour réaliser la protection des personnes à qui appartiennent ces données. Afin de réaliser cette cartographie, il est conseillé de mettre en place au préalable un registre des traitements qui sera régulièrement actualisé.
Examen des risques
Le recensement des traitements de données permet de mieux faire ressortir les différents risques éventuels en termes de violation et fuite de données. Ainsi, vous avez la possibilité d’examiner chacun de ces traitements afin de les rendre conformes aux normes en vigueur. Cette étude est nommée l’analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) et elle est à réaliser préalablement à chaque traitement de données personnelles.
Mise en place des procédures internes pour la protection
La mise en place des procédures internes a pour but de garantir un niveau élevé de protection des données personnelles de façon permanente. Pour y arriver, vous devez :
- tenir compte de la protection des données personnelles depuis la conception ;
- sensibiliser les collaborateurs ;
- prévoir les violations de données.
Établissement d’un dossier interne de mise en conformité
Dans le but de prouver la conformité de votre structure au RGPD, il est conseillé de constituer et de regrouper tous les documents nécessaires dans un dossier internet. Ainsi, à chaque étape du processus de mise en conformité, vous devez retranscrire et actualiser les différentes actions menées. Ceux-ci vous serviront de preuve pour démontrer que les données personnelles sont très bien protégées au sein de votre entreprise. Le dossier interne doit comporter :
- les documents au sujet du traitement des données ;
- les contrats des acteurs de la structure ;
- les informations au sujet des personnes impactées par le traitement des données.